Le prestataire
Le site est en ligne, les courriels partent. Les clés, elles, sont chez quelqu'un d'autre.
Une agence web qui cesse son activité. Un informaticien indépendant qui prend sa retraite — ou qu'un désaccord éloigne. Personne n'a rien cassé, rien ne s'est éteint. Et pourtant, le jour où il faut renouveler le domaine, changer un mot de passe ou déplacer le site, vous découvrez que la seule personne qui pouvait le faire ne répond plus.
Tant que tout fonctionne, vous pouvez croire que tout est sous contrôle. C'est souvent le jour où vous devez changer quelque chose que vous découvrez que les accès sont chez quelqu'un d'autre.
Ce qu'il faut vérifier
Prenez une minute. Le nom de domaine — savez-vous à quel nom il est enregistré ? L'hébergement — savez-vous chez qui il se trouve et qui le paie ? Le compte administrateur de la messagerie — qui possède les accès ? Et les mots de passe importants — sont-ils aussi disponibles dans votre entreprise ? Dans beaucoup de petites entreprises, une seule personne peut répondre à toutes ces questions : le prestataire.
Le problème peut rester invisible longtemps. Le site fonctionne, les courriels partent et personne ne s'inquiète. Puis vient le jour où vous devez renouveler un domaine, récupérer un mot de passe, modifier le site ou changer de prestataire. C'est à ce moment-là que vous découvrez que personne chez vous ne possède les accès nécessaires.
Il ne faut alors pas trop attendre. Un domaine qui n'est pas renouvelé finit par expirer et peut redevenir disponible. Le site peut disparaître et les adresses e-mail de l'entreprise cesser de fonctionner avec lui. Ce qui semblait être un simple problème avec un prestataire peut alors bloquer une partie de votre activité.
Vos factures peuvent être parfaitement en ordre sans que tout soit réellement sous votre contrôle. Si votre prestataire paie l'hébergement puis vous le refacture, le service peut s'arrêter s'il cesse lui-même de payer. L'important est de savoir ce qui est à votre nom et quels accès votre entreprise possède réellement.
La règle simple
Le problème n'est pas votre prestataire. La plupart sont sérieux et vous avez besoin d'eux. Le risque apparaît lorsque votre domaine, votre hébergement ou certains comptes ont été ouverts à son nom simplement parce que c'était plus pratique au départ.
Vous pouvez parfaitement travailler avec un prestataire tout en gardant les accès importants dans votre entreprise. Trois questions suffisent : à quel nom est le domaine, chez qui se trouve l'hébergement et qui le paie, qui possède les accès administrateurs. Les réponses tiennent sur une fiche et, quand tout va bien, les éventuels changements se font généralement sans difficulté.
Le meilleur moment pour poser ces questions est quand tout va bien. Un accès ou un mot de passe se transmet facilement tant que la relation est bonne. Beaucoup moins lorsque le prestataire ne répond plus, qu'un désaccord survient ou que son entreprise a fermé.
Vous pouvez alors changer de prestataire, d'hébergeur ou d'outil sans perdre vos accès ni repartir de zéro. Votre entreprise reste libre de choisir avec qui elle travaille.
Vous restez celui qui choisit — jamais celui qui demande la permission.
À préparer avant
01
Domaine, hébergement, messagerie, outils, site : pour chacun, notez à quel nom il est enregistré, chez qui il se trouve et qui possède les accès. Tout tient sur une page. Un prestataire sérieux peut vous donner ces informations sans difficulté.
02
Aucun accès important ne doit rester uniquement chez votre prestataire. Les identifiants nécessaires existent aussi dans l'entreprise et deux personnes savent où les trouver. Ce n'est pas de la méfiance : c'est simplement éviter qu'une seule personne détienne tout.
03
Si votre prestataire ne répond plus demain, qui pouvez-vous appeler ? Notez simplement le nom et le numéro d'un autre professionnel capable de reprendre le site ou l'informatique. Prévu à l'avance, c'est un appel. Cherché dans l'urgence, cela peut prendre plusieurs jours.
Ces vérifications ne serviront peut-être jamais. Mais une soirée suffit pour savoir où vous en êtes. Profitez-en aussi pour demander une copie récente de votre site et de vos données, conservée dans l'entreprise, même si c'est votre prestataire qui les a créés.
Et si c'est déjà arrivé ?
Commencez par le nom de domaine. Vérifiez aujourd'hui à quel nom il est enregistré et quand il doit être renouvelé. Tant qu'il est encore actif, vous avez encore une marge pour agir. Sa date d'échéance vous indique ce qui doit être traité en premier.
Écrivez au prestataire par un moyen qui laisse une trace. Demandez clairement les identifiants, le transfert du domaine à votre nom ainsi qu'une copie du site et des données. S'il cesse son activité, faites-le rapidement : plus vous intervenez tôt, plus vous avez de chances de joindre encore quelqu'un.
Si le prestataire ne répond plus, contactez rapidement un autre professionnel. Il pourra vous aider à récupérer les accès encore disponibles et à traiter les problèmes dans le bon ordre. L'important est d'agir avant qu'un domaine, un hébergement ou un autre service arrive à échéance.
Ce que fait VICARIS Alpha
Dans VICARIS Alpha, le protocole « fournisseur défaillant » vous indique, étape par étape, quoi vérifier, quoi demander et qui contacter si un prestataire devient injoignable. Les actions sont déjà placées dans le bon ordre, avec des cases à cocher, pour savoir immédiatement par quoi commencer.
L'audit vous fait vérifier les points importants avant qu'un problème arrive : à quel nom est le domaine, qui possède chaque accès et qui pourrait reprendre si nécessaire. Chaque fois que seul le prestataire possède un accès, vous savez immédiatement ce qu'il faut corriger.
VICARIS ne remplace pas votre prestataire et ne vous demande pas de vous en passer. Il permet simplement à votre entreprise de garder ses accès et de rester libre d'en changer si nécessaire.
Le pack
Vous êtes arrivé sur cette page parce qu'un prestataire peut devenir injoignable. VICARIS Alpha prépare aussi votre entreprise à cinq autres situations :
Le prestataire qui détient vos accès devient injoignable. Vous êtes ici
Les accès sont aussi chez vous : vous pouvez continuer sans lui.
Vous êtes soudainement absent et ne pouvez rien organiser ce jour-là.
Les personnes autorisées et les signatures étaient prévues : quelqu'un peut encore décider pour l'entreprise.
Votre employé clé est soudainement absent.
Les tâches, les accès et les échéances sont écrits : quelqu'un peut reprendre l'essentiel.
Vos outils informatiques deviennent soudainement indisponibles.
Vous savez quels outils remettre en route en premier, où sont les sauvegardes et qui appeler.
Vos locaux deviennent soudainement inaccessibles.
Vous savez déjà où travailler et comment continuer l'activité.
Vos paiements bancaires sont soudainement bloqués.
Vous savez qui appeler et quelles démarches lancer en premier.
Vous n'avez pas besoin de tout régler le premier soir. L'essentiel est de savoir par quoi commencer.
Le même jeu de fichiers couvre les six : un guide de onze pages qui dit par où commencer, un audit de cinquante points, un plan de continuité de dix-huit pages à remplir, à imprimer et à signer.
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Si après lecture ces documents ne vous apportent rien, nous vous remboursons sous 14 jours.
Une question, avant ou après l'achat : contact@vicaris.ch
Les autres situations couvertes
VICARIS Alpha couvre également les cinq situations suivantes.