Les locaux
Il ne faut pas forcément un incendie. Un dégât d'eau peut suffire à rendre vos locaux inaccessibles pendant plusieurs semaines.
Un incendie dans la nuit. Une canalisation qui lâche à l'étage. Parfois rien de spectaculaire : après un dégât d'eau, une expertise ou un assèchement suffit à interdire l'accès. Pendant ce temps, le courrier arrive toujours, les clients appellent et les livraisons continuent de se présenter.
Cette page parle surtout des jours qui suivent : où travailler, comment rester joignable et comment continuer ce qui peut l'être même lorsque vous ne pouvez plus entrer dans vos locaux.
Ce qui reste dans les locaux
Certaines choses restent forcément sur place : l'atelier, le stock, les dossiers papier, un serveur, les machines ou certains équipements. Si vous ne pouvez plus entrer dans le bâtiment, cette partie de l'activité s'arrête immédiatement ou doit attendre.
Mais tout ce qui relie votre entreprise au dehors continue. Les clients appellent, les fournisseurs attendent une réponse, les échéances approchent et le courrier important continue d'arriver. Si les numéros, les accès et les informations utiles sont eux aussi enfermés dans le bâtiment, la fermeture des locaux peut rapidement bloquer bien plus que le travail sur place.
Le problème peut durer alors que presque rien n'a été détruit. Après un dégât d'eau, les locaux peuvent simplement rester interdits le temps d'une expertise, des réparations ou d'un assèchement. Pendant plusieurs jours ou plusieurs semaines, il faut donc pouvoir continuer autrement.
La règle simple
L'assurance s'occupera de ce que prévoit votre contrat. Mais le premier matin, une autre question se pose : où travaille l'équipe, qui prévient les clients et comment restez-vous joignable ? Cette partie-là doit être organisée par l'entreprise.
Une partie de l'activité peut souvent continuer ailleurs : répondre aux clients, facturer, encaisser, décaler une livraison ou organiser la suite. Mais pour cela, les numéros, les accès et les informations importantes doivent aussi être disponibles hors des locaux.
Certaines activités ne peuvent évidemment pas être déplacées. Un boulanger ne produit pas son pain depuis son salon et un garagiste ne répare pas une voiture depuis chez lui. Mais même lorsque la production s'arrête, il reste possible de répondre aux clients, de gérer les commandes et les paiements, et de préparer la reprise.
L'important est surtout de rester joignable. Un client accepte généralement plus facilement un retard lorsqu'il sait ce qui se passe et quand vous pourrez lui donner une nouvelle réponse. Le silence, lui, lui laisse simplement penser que personne ne s'occupe de son dossier.
Même porte close, votre entreprise continue de répondre.
À préparer avant
01
Faites le tour des locaux et notez ce qui n'existe qu'ici : dossiers papier, serveur, machines, stock, clés ou autres éléments importants. Pour chacun, demandez-vous ce qui pourrait avoir un double, une copie ou une solution de remplacement conservée ailleurs.
02
Décidez où l'équipe se retrouve, qui peut travailler depuis chez lui et qui prévient les clients. Une solution provisoire peut suffire, à condition que chacun sache où aller et ce qu'il doit faire si les locaux ferment.
03
Assureur, propriétaire ou régie, employés, principaux clients et fournisseurs : gardez les numéros importants dans un endroit accessible même lorsque vous ne pouvez plus entrer dans les locaux.
Rien de tout cela n'est compliqué ni coûteux. Mais ces informations et ces décisions doivent exister avant le jour où vous découvrez que la porte reste fermée.
Et si c'est déjà arrivé ?
Si l'accès a été interdit, ne rentrez pas dans les locaux sans autorisation. Commencez plutôt par dresser la liste de ce dont vous avez besoin en priorité et demandez aux personnes responsables de l'accès quand et comment certains éléments pourront être récupérés en sécurité.
Contactez rapidement votre assureur, puis le propriétaire ou la régie selon la situation. Organisez aussi le courrier et le téléphone dès que possible afin que clients, fournisseurs et autres interlocuteurs puissent toujours vous joindre.
Donnez rapidement une consigne claire à votre équipe : où se retrouver, qui fait quoi et comment vous allez travailler pendant les prochains jours. Prévenez ensuite les clients et fournisseurs concernés, même si vous ne pouvez leur donner qu'une date provisoire. Gardez enfin une trace des appels, décisions, dépenses et démarches effectuées : ces informations pourront être utiles pour votre assureur et pour la suite du dossier.
Ce que fait VICARIS Alpha
Dans VICARIS Alpha, le protocole « sinistre des locaux » vous indique étape par étape quoi faire lorsque vous ne pouvez plus accéder à votre bâtiment. Les actions sont déjà placées dans le bon ordre, avec des cases à cocher, et le document peut être imprimé et conservé ailleurs que dans les locaux.
Le pack prévoit aussi les coordonnées importantes à garder accessibles et un journal dans lequel noter les appels, décisions et démarches effectuées. Les informations essentielles restent ainsi disponibles même lorsque vos locaux ne le sont plus.
VICARIS ne remplace ni votre assureur, ni l'expert, ni les professionnels qui remettront les locaux en état. Il prépare ce qui dépend de votre entreprise : savoir où travailler, qui prévenir, comment rester joignable et par quoi commencer.
Le pack
Vous êtes arrivé sur cette page parce que vos locaux peuvent devenir soudainement inaccessibles. VICARIS Alpha prépare aussi votre entreprise à cinq autres situations :
Vos locaux deviennent soudainement inaccessibles. Vous êtes ici
Vous savez déjà où travailler et comment continuer l'activité.
Vous êtes soudainement absent et ne pouvez rien organiser ce jour-là.
Les personnes autorisées et les signatures étaient prévues : quelqu'un peut encore décider pour l'entreprise.
Votre employé clé est soudainement absent.
Les tâches, les accès et les échéances sont écrits : quelqu'un peut reprendre l'essentiel.
Vos outils informatiques deviennent soudainement indisponibles.
Vous savez quels outils remettre en route en premier, où sont les sauvegardes et qui appeler.
Le prestataire qui détient vos accès devient injoignable.
Les accès sont aussi chez vous : vous pouvez continuer sans lui.
Vos paiements bancaires sont soudainement bloqués.
Vous savez qui appeler et quelles démarches lancer en premier.
Vous n'avez pas besoin de tout régler le premier soir. L'essentiel est de savoir par quoi commencer.
Le même jeu de fichiers couvre les six : un guide de onze pages qui dit par où commencer, un audit de cinquante points, un plan de continuité de dix-huit pages à remplir, à imprimer et à signer.
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Paiement unique. Livraison par courriel sous 24 h. Deux heures pour mettre l'essentiel en place. Garantie 14 jours.
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C'est la démarche la plus rigoureuse des deux, et la plus complète. Elle demande un budget, et plusieurs semaines de réunions.
Excellente. Et repoussée depuis deux ans.
Si après lecture ces documents ne vous apportent rien, nous vous remboursons sous 14 jours.
Une question, avant ou après l'achat : contact@vicaris.ch
Les autres situations couvertes
VICARIS Alpha couvre également les cinq situations suivantes.